Reglement werkingstoelage culturele verenigingen

Algemene bepalingen

Het CBS of de cultuurdienst kunnen te allen tijde bewijzen opvragen ter staving van het ingediende dossier. Het verstrekken van foutieve informatie kan ervoor zorgen dat een vereniging uitgesloten wordt van toekomstige subsidies.
De werkingssubsidie wordt per werkingsjaar toegekend. Een werkingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus.
De vereniging doet zijn aanvraag via een door de cultuurdienst ter beschikking gesteld webformulier en dient dit digitaal in voor 1 oktober. Aanvragen die op een andere manier gebeuren zullen niet in aanmerking worden genomen.
De uitbetaling van de werkingssubsidie van het voorbije werkjaar gebeurt telkens voor 31 december.
Het college van burgemeester en schepen is bevoegd voor de erkenning van de leden van de algemene vergadering en de erkenning voor het in aanmerking komen voor een werkingstoelage voor culturele verenigingen. Alleen leden van de algemene vergadering kunnen ook erkend worden voor een werkingstoelage.
De criteria voor erkenning voor een werkingstoelage en het toekennen van een categorie voor deze verenigingen zijn vastgelegd in de statuten van de stedelijke cultuurraad (art. 16).
Indien een vereniging niet akkoord is met de beslissing tot erkenning/categorisering kan zij tot 30 dagen na kennisgeving door het schepencollege aan de vereniging een gemotiveerd bezwaar indienen. Na 30 dagen wordt de beslissing als definitief beschouwd.
De vereniging beschikt over een rekeningnummer op naam van de vereniging.
Bij de beoordeling van de puntentoekenning op basis van de activiteiten is het college van burgemeester en schepenen bevoegd.

Wie komt in aanmerking voor een werkingstoelage voor culturele verenigingen?

Alleen erkende verenigingen binnen de categorieën A t.e.m. D volgens de criteria vastgelegd in de statuten (art. 16) van de stedelijke cultuurraad kunnen in aanmerking komen voor een werkingstoelage.
Commerciële verenigingen, serviceclubs en levensbeschouwelijke verenigingen kunnen géén aanspraak maken op een werkingstoelage.
Bestaande en nieuwe verenigingen die in aanmerking komen voor een werkingstoelage, kunnen activiteiten inbrengen vanaf het moment dat ze lid geworden zijn (datum van erkenning via CBS-beslissing)

Wat met verenigingen die geen werkingstoelage maar een vaste nominatieve toelage van de stad krijgen?

De werkingstoelage kan niet gecombineerd worden met een vaste nominatieve toelage van de Stad.

Het CBS is bevoegd voor het bepalen welke verenigingen er voor een nominatieve toelage in aanmerking komen.

Wat met verenigingen die een werkingstoelage krijgen van een andere tak?

Als verenigingen een werkingstoelage voor culturele verenigingen ontvangen, dan kunnen ze dit niet cumuleren met een werkingstoelage van een andere tak (vb. jeugd, sport, senioren …). Het staat verenigingen die onder verschillende adviesraden vallen vrij een gemotiveerde aanvraag te doen bij de keuze van tak waaronder ze een werkingstoelage willen ontvangen. Deze aanvraag wordt voorgelegd aan het CBS. Deze keuze is blijvend tot het einde van de legislatuur.

Verenigingen kunnen zich, binnen eenzelfde vzw of feitelijke vereniging, niet opsplitsen om deze regel te omzeilen. Jeugdafdelingen of aparte subwerkingen /onderafdelingen vallen onder de hoofdvereniging.

Cumulatie met andere subsidies dan werkingssubsidies (bv projectsubsidie, impulssubsidie …) binnen een tak is wel mogelijk, voor zover de subsidiereglementen in kwestie dit toelaten. Eénzelfde activiteit kan evenwel niet voor verschillende subsidies in aanmerking komen.

Hoe wordt de werkingstoelage verdeeld?

Een toelage bestaat uit 2 delen:

Een basistoelage
Een aanvullende toelage op basis van een puntensysteem

Elke vereniging die voor een werkingstoelage in aanmerking komt, heeft recht op een basistoelage. Deze basistoelage verschilt naargelang de categorie waaronder de vereniging valt. De categorisering is gebaseerd op de doelstellingen van vereniging die een werkingstoelage wil ontvangen. De verenigingen worden op het moment van hun erkenning voor een werkingstoelage door het CBS in een categorie ingedeeld.

Categorie A - Sociaal-cultureel werk: basistoelage €100
Categorie B – Kunstverenigingen: basistoelage €200
Categorie C - Cultureel erfgoed: basistoelage €300
Categorie D – Cultuurspreiding: basistoelage €300

De resterende subsidiepot wordt verdeeld aan de hand van een puntensysteem. Hierbij wordt de subsidiepot gedeeld door het aantal uitgedeelde punten. Dit bepaalt de waarde van een punt. Binnen het puntensysteem zijn een aantal parameters van toepassing voor alle verenigingen (verder ‘algemeen’ genoemd). Daarnaast zijn er voor de specifieke categorieën een aantal extra parameters van toepassing (verder ‘specifiek gedeelte’ genoemd). Een vereniging kan slechts voor één categorie specifieke punten in aanmerking komen. Verenigingen moeten de parameters onder de juiste categorie invullen. Activiteiten die onder een verkeerde categorie ingevuld worden, worden niet in rekening gebracht bij de toekenning van punten.

Activiteiten die in rekening gebracht worden onder het algemeen gedeelte, kunnen niet nog eens in rekening gebracht worden in het specifieke gedeelte. Er moet tekens een keuze gemaakt worden. Dit zorgt voor een duidelijke en eerlijke verdeling van de activiteiten en voorkomt dubbele tellingen en overlap.

Het is mogelijk per activiteit punten te verdienen (vb. speel je 3 voorstellingen, dan krijg je 3 maal de punten die bij deze parameter staan). Bij sommige parameters is er een limiet van het aantal activiteiten dat in rekening kan worden gebracht. Dit staat vermeld bij deze parameters. Een aantal parameters kunnen als supplement bijgerekend worden bij de punten van een activiteit. Deze hebben steeds de vermelding supplement.

Louter commerciële activiteiten (denk bijvoorbeeld aan eetfestijnen) komen niet in aanmerking. Indien deze activiteit gecombineerd wordt met een activiteit van culturele aard, dan is het de hoofdactiviteit die bepaalt of de activiteit al dan niet in rekening mag worden gebracht. Een voorbeeld: een spaghettiavond met een concertje om sfeer te brengen telt niet, een concert waar achteraf iets gedronken kan worden telt wel. In het tweede voorbeeld primeert immers de culturele activiteit.

Bij het invoeren van activiteiten via het indienformulier moeten bewijsstukken worden toegevoegd. De bewijsstukken moeten de aard en de inhoud van de activiteiten aantonen. Op die manier kan er correct ingeschat worden of een activiteit al dan niet in aanmerking komt voor het toekennen van de punten. Activiteiten die ingebracht worden zonder bewijsstuk, worden niet in rekening gebracht bij het toekennen van punten.

1. Algemeen
De vereniging heeft naast zijn volwassenwerking een jeugdwerking. Daarmee wordt bedoeld: structurele/regelmatige activiteiten vanuit de vereniging specifiek door en voor de jeugd, zonder dat er een aparte jeugdvereniging is (anders vallen deze onder het subsidiereglement voor jeugdverenigingen).	30 punten
De vereniging heeft oog voor een inclusieve werking en kan dit aantonen. (30 punten) Onder inclusieve werking wordt begrepen: de vereniging houdt in haar visie en bij het organiseren van activiteiten rekening met de integratie van specifieke doelgroepen: toepassing van UiTPAS-kansentarief, samenwerking met Intro rond toegankelijkheid, inzet van tolken bij activiteiten waar ook anderstaligen aansluiten, specifieke gezinsgerichte activiteiten… De inclusieve werking kan aangetoond worden aan de hand van samenwerking met specifieke partners, een duidelijke doelstelling uit de statuten, voorbeelden van specifieke communicatie naar doelgroepen… Voor een definitie van doelgroepen verwijzen we naar de definitie in het Participatiedecreet. Daarin gaat men uit van volgende ‘kansengroepen’: personen met een handicap; gedetineerden; personen in armoede; personen met een diverse etnisch-culturele achtergrond; gezinnen met kinderen.	30 punten
de vereniging beschikt (eigendom of huur) over eigen lokalen die ze gebruikt voor haar kernactiviteit. Opslagruimtes en gebouwen die van Stad Wervik gehuurd worden of in bruikleen zijn, komen niet in aanmerking.	50 punten
Aanwezigheid op algemene vergadering cultuurraad. Deze punten worden slechts toegekend als er minstens één afgevaardigde van de vereniging aanwezig was op alle Algemene Vergaderingen (meestal 2 per jaar) van de culturele raad.	50 punten

2. Algemeen - samenwerkingen (maximum 3):
De vereniging ging in het afgelopen werkjaar samenwerkingsverbanden aan met andere (Wervikse) verenigingen voor het organiseren van activiteiten. (5 punten per samenwerkingsverband, max. 3) Elke in het samenwerkingsverband betrokken vereniging moet op een gelijkwaardige manier bijdragen aan de activiteit en de verantwoordelijkheden moeten eerlijk verdeeld zijn. Deze gelijkwaardige deelname en de gedeelde verantwoordelijkheid moeten duidelijk blijken uit het ingediende bewijsstuk vb: logo’s op de affiche, ... . LET OP: Samenwerkingen met eigen subafdelingen komen niet in aanmerking. Samenwerkingen met Stad Wervik komen wel in aanmerking.	5 punten

3. Algemeen - eigen organisatie van:
Organisatie van een lezing, vorming, workshop of cursus, gebracht door een deskundige, die openstaat voor iedereen (dus niet enkel voor leden)	5 punten
Hebben er bestuursleden van jouw vereniging deelgenomen aan een studiedag of vorming relevant voor de vereniging en ten bate van de vereniging? (vb. vormingen voor bestuursvrijwilligers, VZW-wetgeving, vorming vanuit een koepel ...) (10 punten per deelname, max. 5) Als bewijsstuk moet een attest van deelname ingediend worden. LET OP: een reeks vormingen telt als 1 geheel. Een vorming kun je maar één keer in rekening brengen per vereniging (dus niet per deelnemer als bijvoorbeeld meerdere bestuursleden samen een vorming volgden)	10 punten
Organiseerde jouw vereniging een opendeurdag of een beurs? (15 punten, max. 1) LET OP: het gaat hier om een beurs/opendeurdag georganiseerd door jouw vereniging, niet om een deelname aan bvb. een beurs die door een andere vereniging wordt georganiseerd. Beurzen met een louter commercieel karakter kunnen niet in rekening worden gebracht (vb. niet rommelmarkt, niet 2de handsbeurs, wel infobeurs, wel repair café…). De vereniging toont met een bewijsstuk aan dat een beurs niet uitsluitend gericht is op verkoop.	15 punten
Organiseerde jouw vereniging een tentoonstelling? (25 punten, max. 2) LET OP: het gaat hier om een tentoonstelling georganiseerd door jouw vereniging, niet om een deelname aan bvb. een tentoonstelling die door een andere vereniging wordt georganiseerd.	25 punten
Organiseerde jouw vereniging een didactisch onderbouwde toeristische fiets-, wandel- of boottocht, een gegidste wandeling of een daguitstap met start en aankomst op grondgebied van Wervik? (10 punten, max. 5) (ook gegidste wandelingen van natuurverenigingen komen hiervoor in aanmerking)	10 punten
Organiseerde jouw vereniging een ingekochte voorstelling? (10 punten, max. 2) Onder een ingekochte voorstelling wordt verstaan: je organiseert als vereniging een (podium)activiteit en je betaalt een uitkoopsom aan een muziekgroep, theatergezelschap,… om een voorstelling te brengen. LET OP: lezingen en vormingen vallen hier niet onder. De ingekochte voorstelling moet de hoofdactiviteit zijn (dus bijvoorbeeld niet muzikale randanimatie op een eetfestijn)	10 punten
organisatie van een filmvoorstelling (maximaal 5)	5 punten
organisatie van een livestream van een activiteit (concert, lezing, voorstelling) zonder publiek in de zaal (maximaal 5)	10 punten
Organiseerde jouw vereniging een culturele optocht of stoet? (15 punten, max. 2) Een stoet/optocht kan in deze context een gegeven zijn uit de folklore, zoals een processie, een carnavalsstoet of een hulde aan de lokale geschiedenis. Een stoet kan ook een jaarlijks evenement zijn om een welbepaalde gebeurtenis te herdenken. LET OP: het gaat hier om een optocht of stoet die door jouw vereniging georganiseerd wordt, dus niet als je gewoon deelneemt aan een stoet die door anderen georganiseerd wordt.	15 punten
organisatie van een quiz die open staat voor niet leden (maximaal 2)	10 punten
SPECIFIEK GEDEELTE volgens categorisering (zie ook bij statuten – erkenningsvoorwaarden voor werkingstoelagen, art. 16): Sociaal-cultureel werk: verenigingen die de ontplooiing van volwassenen en hun maatschappelijke participatie willen bevorderen en waardoor vooral de gemeenschapsvorming en educatie, in een culturele context, primeren: Vormingswerk voor volwassenen Vrijetijdsbesteding en hobbyclubs Buurtverenigingen of wijkcomités Welzijnsverenigingen Kunstverenigingen: verenigingen die een vorm van een kunstdiscipline in groepsverband beoefenen: Theater: alle activiteiten op het vlak van de dramatische kunst; Muziek: alle activiteiten op het vlak van muzikale kunsten met als deeldisciplines instrumentale muziek, vocale muziek, lichte muziek, volksmuziek; Letteren: alle activiteiten op het vlak van de literaire kunsten; Dans: alle activiteiten op het vlak van de kunstvorm waarbij het bewegen van het menselijk lichaam de belangrijkste uiting is; Beeldcultuur en beeldende kunst: film, fotografie, vide, nieuwe media, schilderkunst, beeldhouwkunst en aanverwante creatieve activiteiten Cultureel erfgoed: verenigingen die zich als doel stellen het cultureel erfgoed te bewaren, inventariseren of open te stellen voor het publiek Musea Archieven Volkscultuur Immaterieel en roerend erfgoed Cultuurspreiding: verenigingen die optreden als organisator en cultuur naar de bevolking brengen d.m.v. tentoonstellingen, voordrachten, wedstrijden, concerten, film- en theatervoorstellingen
4. Specifiek – Categorie A - Sociaal-cultureel werk (vormingswerk voor volwassenen, vrijetijdsbesteding en hobbyclubs, buurtverenigingen en wijkcomités, welzijnsverenigingen)
organisatie van één- of meerdaagse activiteit waarop alle buurt/wijk/dorpsbewoners uitgenodigd worden (met een maximum van 4, telkens met 15 punten per dag) Vb. een driedaags wijkfeest = 3x 15 punten = 45 punten. Bij het organiseren van dergelijke manifestaties kan er alleen beroep gedaan worden op deze omschrijving en er is geen cumul mogelijk met de inbreng van de losse deelactiviteiten.	15 punten
uitgifte van minimum 2 edities van een buurtkrant met minimum 4 tot 10 redactionele pagina’s met foto’s van minimum A5-formaat die huis-aan-huis bedeeld worden en ook via mail worden verspreid en via de sociale media	5 punten
uitgifte van minimum 2 edities van een buurtkrant met meer dan 10 redactionele pagina’s met foto’s van minimum A5-formaat die huis-aan-huis bedeeld worden en ook via mail worden verspreid en via de sociale media	10 punten
5. Specifiek – Categorie B - Kunstverenigingen (theater, muziek, letteren, dans, beeldcultuur en beeldende kunst)
Aantal eerste voorstellingen van een creatie/concert/toneelstuk/dansvertoning, in eigen organisatie, indien deze doorgaat op Werviks grondgebied (25 punten, 5 max.)	25 punten
Aantal eerste voorstellingen van een creatie/concert/toneelstuk/dansvertoning, in eigen organisatie, indien deze niet doorgaat op Werviks grondgebied (10 punten, 5 max.)	10 punten
Bijkomende voorstellingen van dezelfde creatie/concert/toneelstuk/dansvertoning, in eigen organisatie, op Werviks grondgebied (10 punten, max. 5)	10 punten
Bijkomende voorstellingen van dezelfde creatie/concert/toneelstuk/dansvertoning, in eigen organisatie, niet op Werviks grondgebied (5 punten, max. 5)	5 punten
Supplement voor eigen creaties (zelfgeschreven toneelstuk, compositie of arrangement, boek, muziekalbum met eigen muziek, choreografie,...) (25 punten, max. 5)	25 punten


6. Specifiek – Categorie C - Cultureel erfgoed (musea, archieven, volkscultuur, immaterieel en roerend erfgoed)
Uitgifte van een geschiedkundig tijdschrift met een minimum van 10 redactionele pagina's met minstens 2 edities per werkjaar (15 punten, max. 5)	15 punten
Aanmaak van een geschiedkundige multimediapublicatie onder de vorm van tekst, foto, film of muzikaal werk en uitgebracht op het internet of onder de vorm van een digitale drager (15 punten, max. 5)	15 punten
Het zelf schrijven, drukken en publiceren van een boek met registratienummer bij het wettelijk depot (geïllustreerde uitgave met minstens 32 pagina's over een aan de vereniging verwant thema) (25 punten, max. 5)	25 punten


7. Specifiek – Categorie D - Cultuurspreiding (verenigingen die optreden als organisator en cultuur naar de bevolking brengen d.m.v. tentoonstellingen, voordrachten, wedstrijden, concerten, festivals, film- en theatervoorstellingen)
Organisatie van een publieksevenement op het grondgebied met meer dan 500 bezoekers	50 punten