1. Jouw privacy telt
Je privacy is erg belangrijk voor ons. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken. We hebben het hier voortaan altijd over gegevens van jou als burger, of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, etc. In welke hoedanigheid ook, je rechten blijven dezelfde en ons bestuur gaat even zorgzaam om met je gegevens.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Stad en OCMW Wervik, hierna ‘het (lokaal) bestuur’, ‘de besturen’ of ‘wij’. Het bestuur is een lokale overheid.
De zetels van de besturen zijn gelegen:
Stad Wervik - Sint-Maartensplein 16 – 8940 Wervik.
Meer informatie over de activiteiten van het bestuur vind je op www.wervik.be.
--------------
OCMW Wervik – Sint-Maartensplein 16 – 8940 Wervik
Meer informatie over de activiteiten van het bestuur vind je op www.wervik.be/welzijn.
Het bestuur is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast verwerkt het bestuur ook persoonsgegevens in opdracht van de Vlaamse en Federale overheid. Daarbij volgt het de instructies van die andere entiteit.
Je moet erop kunnen vertrouwen dat het bestuur zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. Om dit te kunnen garanderen heeft het bestuur een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid is in lijn met de relevante wetgeving.
2. Waarom verwerkt het bestuur persoonsgegevens?
Het lokaal bestuur ijvert voor een efficiënte en kwalitatieve dienstverlening om het welzijn van alle inwoners van onze gemeente te verbeteren. Het bestuur engageert zich om jouw persoonlijke informatie steeds veilig te beheren.
3. Mag het bestuur persoonsgegevens verwerken?
Als overheidsinstantie waken we erover om jouw gegevens uitsluitend te verwerken als we hier een geldige rechtsgrond voor hebben. In hoofdzaak verwerkt het bestuur persoonsgegevens uitsluitend in het kader van een wettelijke opdracht of in het algemeen belang. In een beperkt aantal gevallen doen we dit op basis van een contractuele verbintenis of om de vitale belangen van een natuurlijke persoon te beschermen.
In alle andere gevallen zullen we jou vragen om jouw toestemming te geven voor het verwerken van jouw gegevens. Dat is onder andere het geval voor:
-
Het gebruik van optionele cookies op de website
-
Het verwerken van beeldmateriaal: gerichte foto’s en video’s
-
Het gebruik van contactgegevens voor nieuwsbrieven waarvoor je je inschrijft
4. Hoe verzamelt het bestuur persoonsgegevens?
Ons bestuur kan informatie over jou ontvangen of vastleggen op verschillende manieren:
- Rechtstreeks via jou bijvoorbeeld wanneer je zelf gegevens doorgeeft via een formulier, aanvraag, e-mail, telefoongesprek, brief of bij een bezoek aan het loket.
- Via digitale kanalen: wanneer je gebruikmaakt van onze website, het e-loket of andere online toepassingen (zoals cookies of aanmelding met eID).
- Uit authentieke bronnen: zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het kadaster of andere authentieke databanken waartoe ons bestuur toegang heeft.
- Van andere overheden: bijvoorbeeld van federale, regionale of provinciale diensten die gegevens delen binnen hun bevoegdheden.
- Van partners of derden: zoals aannemers, nutsbedrijven, zorg- en welzijnsorganisaties, politie of andere instellingen waarmee wij samenwerken.
- Door observatie of toezicht: bijvoorbeeld via camerabeelden in het openbaar domein of vaststelling overtredingen op het GAS-reglement.
- Via meldingen of klachten: wanneer anderen informatie aan ons bezorgen in het kader van een melding of dossier.
-
Uit openbare bronnen: zoals het Belgisch Staatsblad, sociale media of websites, wanneer dat relevant en gepast is voor onze werking.
5. Machtigingen van de bevoegde autoriteiten en afgesloten protocollen
Soms wisselt Stad en OCMW Wervik persoonsgegevens uit met andere organisaties en overheden. In overeenstemming met de geldende wetgeving sluiten we dan een protocol waarin afspraken gemaakt worden over die gegevensuitwisseling of vragen we een machtiging aan bij de bevoegde instanties zoals het Informatieveiligheidscomité of het Vlaams comité voor de mededeling van persoonsgegevens. Ga naar het overzicht van onze protocollen en machtigingen om ze te raadplegen.
6. Wie verwerkt de persoonsgegevens?
De verwerkingen van persoonsgegevens gebeuren door medewerkers van het bestuur. Alle medewerkers vallen onder het wettelijke beroepsgeheim en ondertekenen een vertrouwelijkheidsverklaring. Wij doen er alles aan om onze medewerkers continu bij te scholen over het belang van privacy en gegevensbescherming.
De medewerkers maken gebruik van geautomatiseerde systemen die aangekocht zijn bij derden. Naast de IT-leveranciers, heeft het bestuur ook contracten in functie van personeelsbeheer, juridische bijstand, … Deze leveranciers zijn verwerkers die in opdracht van het bestuur persoonsgegevens behandelen. Om de privacy te garanderen, is een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers afgesloten. Deze leveranciers zijn gehouden aan dezelfde rechtsgronden en beveiligingsmaatregelen als deze die van toepassing zijn op het bestuur.
Het bestuur kan samenwerken met andere overheidsinstanties. Deze partijen kunnen ook persoonsgegevens uitwisselen. Om de privacy te garanderen maken we altijd contractuele afspraken over finaliteit, proportionaliteit, vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevensuitwisseling.
Het bestuur kan ook jouw persoonsgegevens vrijgeven: (i) indien wij hiertoe verplicht zijn volgens de wet of een ander wettelijk proces; (ii) aan wetshandhavingsautoriteiten of andere overheidsinstanties in overeenstemming met hun wettelijke bevoegdheden; (iii) wanneer wij denken dat vrijgave noodzakelijk of passend is om lichamelijke schade te voorkomen; of (iv) in verband met een onderzoek van vermoede of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten.
7. Opslag van gegevens
Het bestuur bewaart en verwerkt jouw gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Unie. Het bestuur zal ook enkel IT-systemen gebruiken die binnen de Europese Unie actief zijn.
Indien er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de zone kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de Europese Unie, voor zover deze toepassingen voldoende waarborgen geven dat ze voldoen aan de Europese verordening, bij voorkeur omdat ze zich in de zogenaamde veilige landen bevinden.
8. Hoelang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Het bestuur bewaart persoonsgegevens en baseert zich hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd volgens de interne selectieregels.
9. Hoe beveiligt het bestuur persoonsgegevens?
Het bestuur treft gepaste administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van de persoonsgegevens in ons bezit.
10. Jouw privacyrechten
Je kunt je gegevens inkijken.
Wil je inzage in de gegevens die het bestuur over jou verwerkt, laat het dan weten. Sommige gegevens kun je zelf rechtstreeks inkijken via bijvoorbeeld het omgevingsloket.
Als je je recht van inzage uitoefent zal het bestuur je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens.
Je kunt je gegevens laten verbeteren.
Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die het bestuur over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
Je kunt je gegevens laten verwijderen.
Je kunt altijd vragen om gegevens die het bestuur bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.
Je kunt je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens
Ben je het niet eens met de manier waarop het bestuur bepaalde gegevens verwerkt, dan kun je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om de openbare veiligheid te garanderen.
Je kunt je verzetten tegen automatische profilering.
Het bestuur maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).
Je kunt vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij
Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan het bestuur hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.
De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.
11. Hoe ons contacteren?
Het bestuur heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en kan je aanspreken als je vragen hebt bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten die je geniet.
Andranik Grigoryan
Functionaris Gegevensbescherming
Indien je vragen of opmerkingen hebt over ons beleid “bescherming van persoonsgegevens”, of indien je jouw rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over je bezitten wenst te updaten, gelieve ons te contacteren op:
| Stadsbestuur Wervik | OCMW Wervik | |
| Sint-Maartensplein 16 | Sint-Maartensplein 16 | |
| 8940 Wervik | 8940 Wervik | |
| 056 30 01 01 | 056 30 01 01 | |
| privacy@wervik.be | privacy@wervik.be |
|
Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan het bestuur je identiteit verifiëren.
Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het bestuur je vraag concreet en correct behandelen.
12. Meer informatie of een klacht indienen?
Meer informatie over de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming kan je terugvinden op de websites van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC).
Indien je van oordeel bent dat wij jouw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving verwerken, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de Vlaamse Toezichtcommissie.
13. Updates met betrekking tot deze privacyverklaring
Het bestuur kan deze privacyverklaring aanpassen. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert het bestuur je via zijn website of andere communicatiekanalen.
14. Mijn Burgerprofiel
Stad Wervik connecteert met Mijn Burgerprofiel. Op deze wijze bundelen diverse overheden uw dossier op één plaats.
Hierbij worden uiteraard ook persoonsgegevens verwerkt. De privacyverklaring van Mijn Burgerprofiel is terug te vinden via volgende link.