DEFINITIES
Project: een project is een tijdelijke en afgebakende activiteit om iets te creëren of een specifiek doel te bereiken. Een project overstijgt de dagelijkse werking van de vereniging.
Samenwerking: twee of meer verenigingen die gezamenlijk werken aan een gemeenschappelijk project.
VOOR WIE?
Alle sociaal-culturele verenigingen die lid zijn van de algemene vergadering van de Culturele Raad van Wervik.
Commerciële verenigingen, serviceclubs en levensbeschouwelijke verenigingen kunnen geen projectsubsidie ontvangen.
Individuen kunnen eveneens geen projectsubsidie ontvangen.
VOOR WAT?
Een projectsubsidie voor culturele projecten kan aangevraagd worden als het project beantwoordt aan één of meerdere van deze doelstellingen:
- het stimuleren van drempelverlaging en inclusie rond cultuur;
- het creëren van bijzonder en vernieuwend socio-cultureel werk met de nadruk op risicovolle en ambitieuze projecten;
- het stimuleren van socio-culturele educatieve initiatieven;
- interdisciplinaire en 'intra’ gemeentelijke samenwerking.
Alle projecten moeten daarnaast voldoen aan het principe dat ze:
- een bijzonder en vernieuwend karakter hebben;
- rekening houden met de cultuurpactwetgeving inzake de discriminatie om ideologische en filosofische redenen noch afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van de ideologische en filosofische minderheden en niet dienen tot ledenwerving;
- de eigen gewone werking overstijgen;
- plaats vinden op het grondgebied van de Stad Wervik.
AANVRAAG EN BEHANDELING
De aanvraag wordt gericht aan het CBS. Dat gebeurt via het online aanvraagformulier op de website van stad Wervik. In dit formulier moet op basis van een aantal vragen het project duidelijk omschreven worden. Volgende gegevens worden opgevraagd:
- de naam van de initiatiefnemer (vereniging, naam aanvrager, adres, telefoonnummer);
- de beschrijving van het project (o.m. doel, inhoud, beoogde doelgroepen, samenwerking indien van toepassing ...);
- de praktische gegevens (o.m. waar, wanneer, toegangsprijs, geplande promotie,...);
- een begroting van alle inkomsten en uitgaven (inclusief sponsoring);
- bankrekeningnummer.
De aanvraag en de toekenning moet gebeuren voordat het project plaatsvindt.
De toekenning gebeurt via het CBS. Elke aanvraag wordt behandeld door een beoordelingscommissie, die een advies uitbrengt naar het CBS.
Deze beoordelingscommissie is samengesteld uit volgende personen:
- Een vertegenwoordiger van de cultuurdienst
- Twee leden voorgedragen uit het dagelijks bestuur van de culturele raad
- Twee externe deskundigen
De samenstelling en de data voor de bijeenkomsten worden telkens voor een periode van één jaar vastgesteld. Binnen dit jaar worden alle aanvragen bij voorkeur door dezelfde commissieleden behandeld.
De aanvragen worden volgens onderstaand schema behandeld:
| Indienperiode dossiers | Beoordeling commissie en beslissing CBS | Kennisgeving aan de vereniging |
| Januari-februari-maart | April | Mei |
| April-mei-juni | Eerste week juli | Augustus |
| Juli-augustus-september | Oktober | November |
| Oktober-november-december | Januari | Februari |
BESLISSING
Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over het al dan niet toekennen van een toelage en bepaalt het bedrag, na advies van de beoordelingscommissie. Indien het College van Burgemeester en Schepenen van het advies van de stedelijke werkgroep afwijkt, motiveert het College van Burgemeester en Schepenen zijn beslissing.
De terugkoppeling van de genomen beslissing gebeurt door een gemeentelijke ambtenaar van de cultuurdienst. Deze ambtenaar communiceert de beslissing naar:
- de aanvragende vereniging;
- de leden van de beoordelingscommissie;
- het dagelijks bestuur van de cultuurraad.
SAMENWERKING
Bij een samenwerking is de aanvragende vereniging lid van de algemene vergadering van de culturele raad.
Elke in het samenwerkingsverband betrokken vereniging moet een gelijkwaardige kans hebben om bij te dragen aan het project. Dit betekent dat besluitvorming en verantwoordelijkheden eerlijk verdeeld moeten zijn en dat er geen dominante partij mag zijn die de andere verenigingen overstemt. Alle verenigingen moeten bereid zijn om verantwoordelijkheid te nemen voor hun bijdrage aan het project.
Deze gelijkwaardige deelname en de gedeelde verantwoordelijkheid moeten duidelijk blijken uit het ingediende dossier.
TOEKENNING EN MAXIMALE BEDRAGEN
De toegekende som bedraagt maximaal €1.000 per project. Bij een samenwerkingsverband bedraagt de toegekende som maximaal €1.350 EUR. De toegekende som is steeds afhankelijk van het aantal aanvragen. De middelen hiervoor worden jaarlijks in de begroting van stad Wervik onder de noemer ‘Projectsubsidies voor culturele projecten’ voorzien. Eventuele wijzigingen in de beschikbare middelen dienen te gebeuren via de vastgelegde procedures binnen het lokaal bestuur.
De subsidie wordt als volgt uitbetaald:
- 50 % na goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen.
- 50 % na voorlegging van een financieel verslag, facturen en promotionele bewijsstukken.
Het voorschot is, na goedkeuring van het dossier, gegarandeerd voor de vereniging. De uitkering van de laatste 50 % is afhankelijk van de eindafrekening. Indien blijkt uit de eindafrekening dat de winst van de vereniging in het kader van de bijzondere en vernieuwende activiteit boven de € 250 bedraagt, dan zal de laatste 50 % niet uitgekeerd worden. Bij de eindafrekening wordt natuurlijk rekening gehouden met het reeds gestorte voorschot van 50 %, m.a.w. dit bedrag moet terug te vinden zijn in de eindafrekening.
Als blijkt dat de vereniging foutieve of onjuiste mededelingen over de financiële gegevens heeft doorgegeven, dan zal dit de hele of gedeeltelijke terugvordering of schrapping van de subsidie tot gevolg hebben. Daarnaast zal ze voor minstens 1 jaar geschrapt worden voor iedere toelage van de stad (hetzij (indien deze toegekend worden) voor werkingssubsidies als voor projectsubsidies).
Het financiële verslag, de facturen en de bewijsstukken moeten ingediend worden binnen de 3 maanden na het plaatsvinden van het project bij de cultuurdienst.
VERBINTENIS
De initiatiefnemer verbindt er zich toe:
- de projectsubsidie aan te wenden voor de realisatie van het project;
- elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het College van Burgemeester en Schepenen toe te laten de aanwending van de toegekende toelage ter plaatse te controleren;
- elke wijziging na indiening van de subsidieaanvraag door te geven;
- het logo van de Stad Wervik en/of de vermelding "met ondersteuning van de Stad Wervik" in alle pers, promotie en drukwerken op te nemen. Hiervan moet de bewijsstukken meegeleverd worden bij de eindafrekening van de projectsubsidie.
VERBODSBEPALINGEN
Projectsubsidies zijn niet cumuleerbaar met andere stedelijke projectsubsidies (via bv. de jeugddienst, de sportdienst ...)
Een project dat gesubsidieerd wordt via de projectsubsidies, komt niet in aanmerking voor subsidiëring via de werkingstoelagen, m.a.w. een project kan niet dubbel gesubsidieerd worden.
Alle voorgaande voorwaarden zijn bindend en aan controle van de Stad Wervik onderworpen. Bij niet-naleving van deze voorwaarden kan het College van Burgemeester en Schepenen overgaan tot de hele of gedeeltelijke terugvordering van de betrokken subsidie evenals de erkenning en toekenning van nieuwe subsidies opschorten. Bij een tweede niet-naleving wordt de vereniging geschrapt voor toekomstige subsidiëring.
Foutieve of onjuiste mededeling van de gegevens in de aanvraag tot subsidie hebben de hele of gedeeltelijke terugvordering of schrapping van de subsidie tot gevolg.
Indien de gebudgetteerde middelen voorzien voor projectsubsidies tegen 31 oktober (dit is de ultieme datum waarop er een beslissing kan genomen worden) niet vastgelegd zijn, dan neemt de Stad Wervik zich voor om de vrijstaande budgetten te gebruiken voor gelijkaardige doelen ten behoeve van de bevolking en de socio-culturele verenigingen.
Over alle in dit reglement niet voorziene gevallen beslist het College van Burgemeester en Schepenen.