Evenementenfiche

Aanvraag voor het organiseren van een evenement.

Voor het organiseren van evenementen (vb. feesten, fuiven, sportevenementen, rommelmarkten, burenfeesten, optochten) is er altijd een toelating nodig van het stadsbestuur. Deze moeten minstens één maand vooraf aan het  worden gemeld. Deze aangifte dient te gebeuren bij de dienst Feestelijkheden. 

Hoe moet ik mijn evenement melden?

Je kan je evenement aangeven op 2 manieren:

  1. Digitaal via “RIHO SEAS”.  Dit digitaal meldingsformulier vervangt de papieren evenementenfiche.
  2. Wie nog niet zo vertrouwd is met het digitale platform kan nog de evenementenfiche gebruiken (zie onderaan deze pagina).

 

Welke evenementen moeten gemeld worden?

Wanneer moet je evenement via riho seas aangemeld worden of wanneer moet dat via de evenementenfiche? 

  • Als het gaat om een volledig privaat evenement (babyborrel, communie, huwelijk, feest) dat niet doorgaat op het openbaar domein moet er niks gebeuren.
  • Gaat het om een publiek evenement (waar iedereen naar toe kan en mag komen) met meer dan 100 aanwezigen, dan moet dit altijd aangemeld worden via riho seas.
  • Als het gaat om een publiek evenement met minder of meer dan 100 aanwezigen en je zou graag een deel van het openbaar domein gebruiken (b.v. een burenfeestje op straat, wielerwedstrijd, autorally, een duatlon, een loopwedstrijd, rommelmarkt, een Halloweenoptocht of stoet, ….) en daarvoor zijn tijdelijke verkeersmaatregelen nodig (afsluiten of inname deel van een straat, parkeerverbod) , dan moet dit via riho seas aangevraagd worden.
  • Gaat het om een publiek evenement met minder dan 100 aanwezigen en er is geen inname openbaar domein (jeugdhuis, horeca, zaal, …) dan moet het evenement ingediend worden via de evenementenfiche van stad Wervik.

Papieren evenementenfiche 

De papieren evenementenfiche kun je hier terugvinden.
Doorloop het volledige formulier en vul zo gedetailleerd mogelijk in. Voeg vooral noodzakelijke bijlagen toe ter verduidelijking (bv.: grondplan van de zaal of het parkoers).

Digitale aangifte van een evenement via riho seas 

Klik hier om naar RIHO SEAS te gaan en je evenement aan te geven. 

Via deze meldingen kun je diverse toelatingen en vergunningen aanvragen en bekomen die voor je evenement van toepassing zijn zoals:

  • Een uitzondering op de geluidsnormen;
  • Een machtiging om sterke (gedistilleerde) dranken te schenken;
  • Een machtigen voor een (privé) bewaking op b.v. je fuif;
  • Een tijdelijke verkeersverordening (afsluiten straat, verboden te parkeren, …)
  • Ook kan je de veiligheidsaspecten van je evenement regelen.

 Organiseer je een terugkerend evenement? Dan kan je de volgende keer met RIHO SEAS alles terug indienen mits kleine aanpassingen zoals datum want alle vroegere informatie die je inbracht blijft opgeslagen.

 Let op: je melding indienen wil niet automatisch zeggen dat je activiteit werd goedgekeurd door het stadsbestuur. Na het indienen moet je evenement nog verwerkt worden door de begtrokken stadsdiensten én goedgekeurd worden door het College van Burgemeester en Schepenen.Pas daarna krijg je de nodige vergunningen / toelatingen toegestuurd.

 Nog meer informatie nodig?

Ben je niet zeker of je je evenement wel moet aangeven, dan kun je hiervoor altijd de Dienst Feestelijkheden contacteren.
Als je meer informatie wenst in verband met het organiseren van een evenement of activiteit in Wervik, dan kan je ook heel wat vinden onder het tabblad ‘Ik organiseer – Goed om weten’.
Heb je een specifieke vraag of vind je geen antwoord terug? Neem dan gerust contact op met de dienst Feestelijkheden.

 Alvast veel succes met de organisatie van je evenement!

Evenementenfiche