Als je met je vereniging een wielerwedstrijd wil organiseren dien je een aanvraagformulier in te vullen.
Sinds 1 januari 2020 is een nieuw Koninklijk Besluit van toepassing voor de organisatie van een wielerwedstrijd (of cyclocross, mountainbikewedstrijd, duatlons, triatlons...).
Voor alle wielerwedstrijden, ook de alle-terreinwedstrijden, moet de organisator een vergunning hebben van elke burgemeester op wiens grondgebied de wielerwedstrijd passeert. Bij een alle-terrein wedstrijd moet de organisator ook de toestemming hebben om de terreinen van private eigenaars te gebruiken.
De aanvraag moet 14 weken voor datum van de wedstrijd ingediend worden.
De aanvraag gebeurt bij voorkeur digitaal
Bij een wedstrijd in lijn (op open omloop met een of meer trajecten van minimum 20 kilometer) is de digitale aanvraag verplicht. Bij het vervolledigde en ondertekende* aanvraagformulier moet je ook steeds een overzichtelijk plan toevoegen van het parcours op het grondgebied van de gemeente
Een aanvraagformulier voor geneeskundige hulpverlening is verplicht is verplicht toe te voegen. Dit aanvraagformulier bezorg je ook aan het stads-/gemeentebestuur waar de wielerwedstrijd aankomt.
Gebruikt de wedstrijd gewestwegen of komt hij voorbij aan een kruispunt met een gewestweg, dan moet de gewestelijke wegbeheerder hiervoor eerst zijn toestemming geven. Die wordt voor het ganse parcours gevraagd door de “referentieburgemeester” (in principe de burgemeester van de aankomstplaats). De referentieburgemeester vraagt ook het advies van de provinciale commissie voor dringende geneeskundige hulpverlening.
Mail het aanvraagformulier met het plan of een opsomming van de straten ten laatste 14 weken voor de dag van je wielerwedstrijd, met de nodige bijlagen en het aanvraagformulier voor geneeskundige hulpverlening(indien je aankomst in Wervik ligt!) naar de Dienst Evenementen via feestelijkheden@wervik.be.
De aanvraagformulieren kan je onderaan deze pagina downloaden?? (in Word of pdf)
Hou rekening met deze termijnen en procedure:
- D = dag van de wedstrijd
- D-14 weken: aanvraag tot vergunning bij iedere bevoegde burgemeester (digitaal voor wedstrijden in lijn). Dit is dus van elke stad/gemeente waar je wedstrijd voorbijkomt.
- D-12 weken: aanvraag toelating aan de wegbeheerder door de referentieburgemeester voor gebruik van gewestwegen en advies provinciale commissie voor dringende geneeskundige hulpverlening
- D-8 weken: antwoord van wegbeheerder en provinciale commissie voor dringende geneeskundige hulpverlening aan elke burgemeester
- D-8 weken: bewijs van verzekering door de organisator aan elke burgemeester
- D-6 weken: definitief akkoord van de burgemeester eventueel onder voorwaarden
- D-4 weken ten laatste: coördinatievergadering (verplicht voor wedstrijden in lijn)