Aanvraagprocedure evenementen en activiteiten

Bent u van plan om dit najaar een evenement of activiteit te organiseren op het grondgebied? Lees dan zeker aandachtig onderstaande informatie en volg de voorziene aanvraagprocedure. Gezien de uitzonderlijke omstandigheden kunnen enkel aanvragen die compleet en correct werden ingediend behandeld worden.

Alle massa-evenementen op het grondgebied van de stad Wervik zijn momenteel verboden.

Andere en kleinere evenementen en activiteiten kunnen toegelaten worden onder strikte voorwaarden.

Elke bezoeker van een evenement is vanaf de leeftijd van 12 jaar verplicht om de mond en de neus te bedekken met een mondmasker of elk alternatief in stof. Wanneer het dragen van een mondmasker of elk alternatief in stof niet mogelijk is omwille van medische redenen, mag een gelaatsscherm worden gebruikt.

De opgelegde capaciteitslimiet van de federale overheid is overal van toepassing  op voorwaarde dat de gezondheidssituatie het toelaat. Het maximum aantal aanwezigen is 200 (vanaf 1 september 2020) binnen en 400 (vanaf 1 september 2020) buiten. Een uitzondering om deze limiet te overschrijden kan worden gevraagd voor permanente infrastructuren met een zittend publiek, met inachtneming van de veiligheidsvoorschriften. De acht gouden regels blijven van kracht en moeten door iedereen gevolgd worden.

In een notendop:

Organiseert u reguliere evenementen in een permanente infrastructuur?

  • Eenmalig melden via de COVID-evenementenfiche van stad Wervik.
  • Vastgelegde (sector)protocollen moeten gevolgd worden.

In de praktijk:  filmvoorstelling in het Forum, voetbalwedstrijd in het stadion...

 

Organiseert u een privaat evenement of een private activiteit op privaat domein?

  • Niet verplicht om te melden aan het stadsbestuur.
  • Vastgelegde maatregelen en richtlijnen dienen opgevolgd te worden.

LET OP: Activiteiten met een privékarakter kunnen plaatsvinden voor personen die onder hetzelfde dak wonen met maximum vijf steeds dezelfde personen met een maximum van 10 personen. Kinderen jongeren dan 12 jaar zijn niet meegerekend.

In de praktijk: babyborrel, huwelijksreceptie, bedrijfsfeest voor het eigen personeel, receptie georganiseerd door een vereniging voor haar leden...

 

Organiseert u een publiek toegankelijk evenement in de publieke ruimte (stadsinfrastructuur, publiek toegankelijke gebouwen, horeca…) voor minder dan 200 personen?

  • Melden via de COVID-evenementenfiche  van stad Wervik.
  • Het stadsbestuur kan nog bijkomende of specifieke voorwaarden opleggen zoals het bezorgen van een ingevuld CERM (Covid Event Risk Model)-formulier.
  • Evenement kan verboden worden als blijkt dat de veiligheidsregels niet kunnen nageleefd worden.

In de praktijk: receptie of banket openbaar voor het publiek, voorstelling, bedrijfsfeest waar externen worden uitgenodigd…

 

Organiseert u een publiek toegankelijk evenement in de publieke ruimte (openbaar domein, stadsinfrastructuur, publiek toegankelijke gebouwen, horeca…) voor meer dan 200 personen of op de openbare weg (ongeacht het aantal)?

  • Melden via de COVID-evenementenfiche  van stad Wervik.
  • Invullen van CERM (Covid Event Risk Model)-formulier en bezorgen aan het stadsbestuur.

In de praktijk: betogingen, sportcompetities, optreden toegankelijk voor het publiek, pop-up terras...

 

Ieder evenement en iedere activiteit moet ten minste 2 weken vooraf aangevraagd worden bij het lokaal bestuur. Het is ook verplicht om voor ieder evenement of iedere activiteit een veiligheidsverantwoordelijke aan te duiden die toeziet op de naleving van de maatregelen en die dient als aanspreekpunt voor het lokaal bestuur en de politie- en/of hulpdiensten.

Links:

Hebt u twijfels of zit u met vragen over de organisatie van uw evenement?
Contacteer dan zeker de dienst Evenementen (feestelijkheden@wervik.be of 056 95 24 60).

 

Vul het formulier in

  • 1 Waarschuwing
  • 2 Evenementenformulier
  • 3 Organisator
  • 4 Evenement
  • 5 Geluid
  • 6 Evenement
  • 7 Veiligheid
  • 8 Mobiliteit
  • 9 Einde
OPGELET!

Het coronavirus is zeker niet verdwenen uit onze maatschappij en zeker aanwezig. Hierna kunt u acht minimale regels vinden die van toepassing zijn op alle evenementen en activiteiten die u wenst te organiseren als onderneming, horecazaak, vereniging, enz.:

 

  • Als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging moet u tijdig en duidelijk klanten, bezoekers, werknemers en deelnemers informeren over de geldende preventiemaatregelen. Zorg ervoor dat uw medewerkers en werknemers een passende opleiding krijgen.
  • Zorg ervoor dat een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon wordt gegarandeerd.
  • Mondmaskers en/of andere persoonlijke beschermingsmiddelen (b.v. faceshield) worden altijd en overal sterk aanbevolen. Deze moeten altijd worden gebruikt indien de regels van de social distancing (= 1,5 m. afstand) niet kunnen worden nageleefd omwille van de aard van de uitgeoefende activiteit.
  • Organiseer uw activiteit zodanig dat “samenscholingen” worden vermeden.
  • U moet als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging voldoende middelen/producten voorzien voor de noodzakelijke handhygiëne van klanten, bezoekers, werknemers en deelnemers.
  • Als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging moet u gepaste hygiënische maatregelen nemen zodat u de locatie (incl. sanitair) en gebruikte materialen regelmatig kunt desinfecteren.
  • Als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging moet u zorgen voor een goede verluchting van de locatie(s) waar het evenement of de activiteit doorgaat.
  • Er moet zeker 1 contactpersoon worden aangeduid en bekendgemaakt op het evenement of de activiteit, zodat klanten, bezoekers, werknemers en deelnemers achteraf een mogelijke besmetting met het coronavirus COVID−19 kunnen melden met het oog op het vergemakkelijken van contact tracing.