Aanvraagprocedure evenementen en activiteiten

Bent u van plan om in juli en augustus een evenement of activiteit te organiseren op het grondgebied? Lees dan zeker aandachtig onderstaande informatie en volg de voorziene aanvraagprocedure. Gezien de uitzonderlijke omstandigheden kunnen enkel aanvragen die compleet en correct werden ingediend behandeld worden.

Alle massa-evenementen op het grondgebied van de stad Wervik worden tot en met 31 augustus 2020 verboden.

De opgelegde capaciteitslimiet van de federale overheid is overal van toepassing  op voorwaarde dat de gezondheidssituatie het toelaat. Een uitzondering om deze limiet te overschrijden kan worden gevraagd voor permanente infrastructuren met een zittend publiek, met inachtneming van de veiligheidsvoorschriften. De acht gouden regels blijven van kracht en moeten door iedereen gevolgd worden.

In een notendop:

Organiseert u reguliere evenementen in een permanente infrastructuur?

Dit evenement moet éénmalig gemeld worden via de COVID-evenementenfiche van stad Wervik.

In de praktijk:  Filmvoorstelling in het Forum, voetbalwedstrijd in het stadion...

 

Organiseert u een privaat evenement of een private activiteit op privaat domein?

U hoeft de organisatie van dit evenement of deze activiteit niet te melden aan het stadsbestuur maar u bent wel verplicht de opgelegde maatregelen en richtlijnen van de hogere overheid te volgen.

LET OP: Dit mag maximaal met 50 personen tot en met 31 juli 2020. Vanaf 01 augustus kan dat met maximum 100 personen.

In de praktijk: Babyborrel thuis enkel op uitnodiging, een gesloten rouwmaaltijd in een feestzaal...

 

Organiseert u een publiek toegankelijk evenement in de publieke ruimte (stadsinfrastructuur, publiek toegankelijke gebouwen, horeca…) voor minder dan 200 personen?

U dient hiervoor de COVID-evenementenfiche van stad Wervik in te vullen (zie ook onderaan deze pagina). Het lokaal bestuur kan nog bijkomende of specifieke voorwaarden opleggen of het evenement kan verboden worden als blijkt dat de veiligheidsregels niet kunnen nageleefd worden.

In de praktijk: 

 

Organiseert u een publiek toegankelijk evenement in de publieke ruimte (openbaar domein, stadsinfrastructuur, publiek toegankelijke gebouwen, horeca…) voor meer dan 200 personen of op de openbare weg (ongeacht het aantal)?

U dient de COVID-evenementenfiche van stad Wervik in te vullen (zie onderaan deze pagina). Daarnaast dient u ook het CERM (COVID Event Risk Model) volledig in te vullen en te bezorgen aan het lokaal bestuur. Dit alles zal als referentie dienen bij het verlenen van een vergunning.

In de praktijk: een buurtfeest, fuif in d'Arke....

 

Ieder evenement en iedere activiteit moet ten minste 2 weken vooraf aangevraagd worden bij het lokaal bestuur. Het is ook verplicht om voor ieder evenement of iedere activiteit een veiligheidsverantwoordelijke aan te duiden die toeziet op de naleving van de maatregelen en die dient als aanspreekpunt voor het lokaal bestuur en de politie- en/of hulpdiensten.

Links:

Hebt u twijfels of zit u met vragen over de organisatie van uw evenement?
Contacteer dan zeker de dienst Evenementen (feestelijkheden@wervik.be of 056 95 24 60).

 

Vul het formulier in

  • 1 Huidige: Waarschuwing
  • 2 Evenementenformulier
  • 3 Organisator
  • 4 Evenement
  • 5 Geluid
  • 6 Evenement
  • 7 Veiligheid
  • 8 Mobiliteit
  • 9 Einde
OPGELET!

Het coronavirus is zeker niet verdwenen uit onze maatschappij en zeker aanwezig. Hierna kunt u acht minimale regels vinden die van toepassing zijn op alle evenementen en activiteiten die u wenst te organiseren als onderneming, horecazaak, vereniging, enz.:

 

  • Als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging moet u tijdig en duidelijk klanten, bezoekers, werknemers en deelnemers informeren over de geldende preventiemaatregelen. Zorg ervoor dat uw medewerkers en werknemers een passende opleiding krijgen.
  • Zorg ervoor dat een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon wordt gegarandeerd.
  • Mondmaskers en/of andere persoonlijke beschermingsmiddelen (b.v. faceshield) worden altijd en overal sterk aanbevolen. Deze moeten altijd worden gebruikt indien de regels van de social distancing (= 1,5 m. afstand) niet kunnen worden nageleefd omwille van de aard van de uitgeoefende activiteit.
  • Organiseer uw activiteit zodanig dat “samenscholingen” worden vermeden.
  • U moet als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging voldoende middelen/producten voorzien voor de noodzakelijke handhygiëne van klanten, bezoekers, werknemers en deelnemers.
  • Als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging moet u gepaste hygiënische maatregelen nemen zodat u de locatie (incl. sanitair) en gebruikte materialen regelmatig kunt desinfecteren.
  • Als handelszaak, onderneming, horecazaak of vereniging moet u zorgen voor een goede verluchting van de locatie(s) waar het evenement of de activiteit doorgaat.
  • Er moet zeker 1 contactpersoon worden aangeduid en bekendgemaakt op het evenement of de activiteit, zodat klanten, bezoekers, werknemers en deelnemers achteraf een mogelijke besmetting met het coronavirus COVID−19 kunnen melden met het oog op het vergemakkelijken van contact tracing.